amtlich voran: Verwaltungstransformation beim Studierendenwerk Berlin

00:00:08: Amtlich voran.

00:00:08: Der Podcast über Digitalisierung, Arbeitgeberattraktivität und Talentgewinnung im öffentlichen Dienst.

00:00:17: Hallo und herzlich willkommen zum

00:00:18: amtlich-voran-Podcast!

00:00:20: Ich bin Hero Hesse, Host dieses Podcasts und freue mich heute gleich zwei Damen hier am Start zu haben.

00:00:25: Und wir sprechen über ein ganz spannendes Thema.

00:00:27: es geht um Verwaltungsmodernisierungen.

00:00:30: Am Beispiel des Studierendenwerks Berlin.

00:00:33: Da ist eine ganze Menge passiert und am Start habe ich heute einerseits Petra Mai Hatung, sie ist Geschäftsführerin beim Studierendenwerk Berlin.

00:00:41: Herzlich Willkommen Petra!

00:00:44: Hallo Guten Tag

00:00:45: Und am Start ist Dr.

00:00:46: Sefter Help-up.

00:00:47: Sie ist Geschäftsurin bei Baumgartner &

00:00:50: Co.,

00:00:50: ist aber auch Dozentin an der Leuphana Universität.

00:00:53: herzlichen willkommen!

00:00:55: Sefter, ich freue mich dass du da bist!

00:00:57: Hallo Gero.

00:00:59: So Verwaltungsmodernisierung und das Studierendenwerk Berlin.

00:01:04: Vielleicht einmal kurz um was geht es eigentlich?

00:01:07: Ihr hattet mir das hier so schön mitgegeben, dass Studierende Werk Berlin hat seine internen Verwaltungsbereiche zur Werkzentrale zusammengeführt und dabei an Zuständigkeiten Führung Zusammenarbeit und Services gearbeitet.

00:01:20: Das ist natürlich wirklich ein tiefer Eingriff ins Herz der Organisation.

00:01:25: So könnte man das High Level beschreiben.

00:01:28: Und die erste Frage muss ich natürlich Petra fragen Warum das Ganze?

00:01:33: Wann wurde dir klar, wir müssen hier grundlegend was verändern.

00:01:38: Also, das ist eigentlich fast noch viel... also eine Zeit lang bevor wir überhaupt den Prozess mit Baumgartnern und Co gestartet haben weil wir hatten voran auch ein Kulturprozess.

00:01:48: Wir haben uns einen Digitalisierungsprogramm überhaupt eine Digitalisierung Organisation gegeben Und dann hatte ich irgendwann mal... also wir treffen uns alle zwei Wochen im oberen Führungskreis also mit meinen Geschäftsbereichsleitungen Und ja, wir waren jetzt dabei.

00:02:05: Ich hatte gesagt, du hattest ein bisschen mehr Zeit um uns um Strategie zu kümmern.

00:02:08: Das war eigentlich bei mir im Vordergrund und ich meine dass die Welt sich in unserem Umfeld verändert und das auch auf Anstalten öffentlichen Rechts zutrifft.

00:02:15: Ich denke das ist ja bekannt.

00:02:17: Das heißt wie müssen wir uns wirklich?

00:02:18: auch wenn man jetzt einen gesetzlich verbriefenden Auftrag hat muss man sich natürlich Gedanken machen was für den Umfeld mache ich das eigentlich?

00:02:24: Wie verändert sich das Umfeld?

00:02:26: Was müssen wir tun?

00:02:27: Und mein Ziel war jetzt mit meinem Team da mehr in diese strategische Handlungsweise zu kommen.

00:02:33: Das war echt nicht möglich, muss ich mal ganz ehrlich sagen.

00:02:37: Wir gingen eigentlich immer relativ schnell schon am Anfang, wo es nur darum ging, mal zu erzählen was liegt im Augenblick an?

00:02:43: also wir kamen über die Schiene gar nicht hinaus.

00:02:45: Es ging dann immer sofort um diese Detailprobleme.

00:02:47: auf Arbeitsinne wurden dann Themen hochgebracht, über die gesprochen werden mussten die da gar nicht hingehören.

00:02:55: Also in meiner Vorstellung von Strategie und dann habe ich irgendwann gesagt – ich bin jetzt auch schon viele Jahre im Job – und gesagt also das mache ich jetzt nicht bis zur Rente weiter, das muss anders sein.

00:03:06: Ja kann ich total nachvollziehen so wie ich das verstehe.

00:03:08: ist es?

00:03:09: Du willst mit deinem Team eigentlich über strategische Fragestellungen diskutieren?

00:03:14: wo geht ihr Reise hin ganz grundlegend um?

00:03:16: man landet sofort im operativen Klein-Klein.

00:03:19: Ist das richtig?

00:03:20: Ja, absolut

00:03:21: richtig.

00:03:22: Wer hat was falsch gemacht, wer hat die besseren Mitarbeiter... Also es ist auch für alle nicht befriedigend gewesen.

00:03:29: Endete dann meistens auch im Frust für alle und ich hatte dann haufen Probleme zu lösen wieder die Leute zusammenzubringen kommunikativ usw.

00:03:39: Sefter ihr seid dann reingekommen und ja wahrscheinlich hat Petra ja ungefähr dass auch ganz am Anfang gesagt wie war euer Eindruck?

00:03:48: Ja, genau.

00:03:49: Also es war ziemlich genau so dass wir gesprochen haben und dann auch dieser Frust deutlich wurde uns zu sagen hier muss mal was anders werden.

00:03:57: Und das war eigentlich so.

00:03:58: der Anders ist überhaupt noch nicht klar.

00:04:00: Was soll anders werden?

00:04:01: woran liegt das wo?

00:04:03: welche schraube drehen wir wo?

00:04:04: also da waren wir total offen und sind auch total offen in diesen prozess gegangen.

00:04:09: aber Es war klar irgendwie funktioniert das nicht und es ist Und auch die Mitarbeitenden.

00:04:14: Wir haben dann ja viel mit den Leuten gesprochen und erst mal versucht überhaupt zu verstehen, wo knatscht es hier eigentlich?

00:04:20: Und was ist das auch?

00:04:22: Dieses Ziel der Leidnungsdruck war auf allen Ebenen schon da zu sagen irgendwie müssen wir anders arbeiten und wir merken dass wir auch innerhalb der Verwaltung dazu viel miteinander kappeln.

00:04:34: Es ist nicht klar wer übernimmt was.

00:04:36: Die Kommunikationswege waren nicht klar.

00:04:38: Das war sehr komplex aufgebaut für eine Organisation.

00:04:44: Und dass erst mal das, wo man reingehen musste und wirklich tief in den Schmerz rein und erstmal verstehen was drückt hier und was sind wir?

00:04:50: Und da bin ich im Nachhinein auch sehr dankbar zu sagen Wir arbeiten jetzt nicht mehr ein zwei Workshops und sprechen das mal aus sondern wir gehen ja jetzt mal, wir fahren mal richtig auf Ja!

00:05:02: Und wir lösen es jetzt auch strukturell und nicht nur mit einzelnen Wörtern und wir müssen offener miteinander reden.

00:05:09: Was ist mir strukturell an dieser Organisation ändern?

00:05:12: Und damit nachher ein Teil dankbar, dass wir genau an diesem Punkt ansetzen konnten.

00:05:18: Um auch genau das zu identifizieren und dann ging es ja auch los, dass da noch tatsächlich sehr umfangreich strukturell also aus zwei Verwaltungen wurde denn ja auch einer.

00:05:26: Also wir haben wirklich extrem verschlankt.

00:05:30: Da braucht man ja auch eine gewisse Offenheit und auch diesen Leidungsdruck glaube ich den brauchte man am Anfang.

00:05:35: Ja, ich kenne solche Prozesse Ich sage mal, aus der Privatwirtschaft ziemlich gut.

00:05:40: Bin ja selber auch CEO eines Konstruks, wo wir gerade auch über solche Fragestellungen diskutieren.

00:05:46: und jetzt aus der Rolle von Petra ist das natürlich echte Operation am offenen Herzen.

00:05:53: Das macht man nicht mehr irgendwie so nebenbei zu sagen Wir legen hier Dinge zusammen und ich finde einen Begriff sehr interessant.

00:05:59: Ihr sprecht von einer Werkzentrale.

00:06:02: also ihr habt euch für eine zentrale Verwaltung entschieden Und das scheint ja, basierend auf dem was ihr auch gerade erzählt habt schon ein sehr grundlegender Schritt gewesen zu sein.

00:06:13: Pietra wie war das für dich darüber überhaupt nachzudenken und dann abzuwägen wollen wir diesen Schritt überhaupt gehen?

00:06:21: Wie war dieser Prozess für dich?

00:06:24: also dass Studierendenwerk ist ja ziemlich vielfältiges Unternehmen.

00:06:28: das heißt wir sind hier eigentlich.

00:06:30: Ja wenn wir auf unsere Wertschöpfung gucken sind wir mindestens vier unternehmen wenn nicht sogar fünf oder sechs.

00:06:37: Und dann hatte ich noch eine Verwaltung, die bestand auch aus zwei Abteilungen.

00:06:40: Also damals hieß es noch Abteilung und eigentlich kann man sagen der eine Teil da machte Personal und Finanzen.

00:06:47: das was wir schon in unserer hundertjährigen Geschichte brauchen war nichts Neues.

00:06:52: und die andere Verwaltungsabteilung machte alles was jetzt dazu kam ja wie Qualitätssicherung Digitalisierung IT usw.

00:07:00: So und jeder muss man wirklich so sagen, ich kriege jetzt wahrscheinlich wenn meine Mitarbeiter diesen Podcast hören wie der Ärger.

00:07:06: Aber jeder war an seinem Silo ja?

00:07:07: Das muss man einfach mal so sagen!

00:07:10: Und auch die Verwaltung war ein Silo.

00:07:12: und hinzukam noch das hat Seftar gerade gar nicht erwähnt alles was neu war kam dann auch als Stabstände zu mir Zum Beispiel Personalmarketing und so weiter.

00:07:23: Solche Dinge, die irgendwie so nicht vorankamen, Gesundheitsmanagement oder es kam alles noch zu mir.

00:07:27: Das heißt also nicht nur dass ich diese Vielfalt in seinen Silos arbeiten und denken, weil wir sind ja immer für Studiestar.

00:07:34: Also die Studierende nehmen gar nicht wahr, sie sagen da ist das Studierendenwerk.

00:07:38: und warum spreche ich hier mit vier Leitungen?

00:07:40: Oder fünf?

00:07:41: Und intern hatte ich das gleiche wieder!

00:07:43: Ja intern hatte ich ja, wenn ich mich jetzt in die Lage eines Barvergleiters versetzt habe.

00:07:47: Der hatte ja intern auf zwei bis drei Ansprechpartner nur um seine Unterstützungsdienstleistung zu kriegen.

00:07:52: also das war für ihn etwas was ja eigentlich flirtschen muss damit er seine Hauptaufgabe machen muss und dass ja das war total wichtig das zusammenzubringen.

00:08:02: deswegen glaube ich überhaupt hier irgendwas entwickeln will.

00:08:05: also wenn ich sagen will eigentlich müsse aus Perspektive des Studierenden Ja, auch alle Wertschöpfungsabteilung zusammen gleichermaßen rüber kommen.

00:08:12: Dann fange ich jetzt erstmal bei der Verwaltung an erst mal nach innen anfangen.

00:08:16: genau das war so der Anlass wo ich deshalb habe von vornherein gesagt nie also die ganze verwaltungs zusammengeführt werden und auch dass man auch nicht vergessen meine wir sind ja eine ansteilt also wir sind das Thema Bürokratieabbau und so weiter.

00:08:29: Wir werden ja mit unseren Aufgabengebieten überfrachtet, mit Auflagen- und Vorschriften – ich weiß nicht was noch alles!

00:08:35: Das heißt die Verwaltung in den Wertschöpfungsabteilungen nimmt auch immer mehr zu.

00:08:39: Die waren ja auch bei vielen Dingen mittlerweile am Limit und haben gesagt wer hilft uns hier jetzt eigentlich mal?

00:08:44: Und da kommen wir jetzt vielleicht einmalig hin.

00:08:47: Wir haben jetzt ein Projekt wo wir sagen okay das kann ja die Werkzentrale machen also das machen wir jetzt nicht mehr selber dann haben wir jetzt Zentraljemand.

00:08:56: Vielleicht gehe ich da nochmal rein, weil dem finde ich total wichtig.

00:08:59: Weil es war tatsächlich so dass wir zum einen und ich glaube das ist so symptomatisch für viele Organisationen.

00:09:03: Es war halt eine gewachsene Struktur.

00:09:06: also hätte man sie so hingemalt oder sich angesehen würde man denken als man hat's nicht ganz nachvollziehen.

00:09:12: aber das ist eben gewachsen.

00:09:13: über die Zeit hat man halt immer die Dinge rangeflanscht und da, wo es sich gerade gezogen oder entwickelt hatte sozusagen.

00:09:21: Aber es hat auch dazu geführt, dass genau das eine Bürokratie total zugenommen hat uns ganz viel Schnittstellen entstanden waren.

00:09:28: Und damit ja auch dieser Frust intern war, jetzt muss man mit so vielen Leuten sprechen von Prozesten eigentlich simpel sein sollte Und ich glaube daher kam das eben auch zu sagen, wir müssen mal alles hochwerfen hier und auch mit dem Ziel.

00:09:45: Das fand ich ja auch gut Petra Dorses damals ganz klar gesagt zukunftsfähig zu werden!

00:09:50: Also das war ja auch deins.

00:09:51: Du hast immer gesagt, dass ist für die nächste Generation hier nicht attraktiv also für die Leute, die hier mal irgendwann einen Job übernehmen wollen.

00:09:58: Die verstehen das hier gar nicht!

00:09:59: Die verstehen überhaupt nicht, warum

00:10:01: das hier ist?

00:10:03: Genau und es war ja totaler Treiber von dir zu sagen hey wir werden in den nächsten Jahren auch Leute ersetzen müssen.

00:10:09: Die werden gehen und wem sollen sie hier einstellen?

00:10:11: Also die werden hier nicht durchblicken und das war auch ein ganz großer Treiber zu sagen zukunftsfähig, wie das aufgebaut ist.

00:10:19: Wir müssen das

00:10:20: verschwanken.".

00:10:21: Jetzt ist es in der Privatwirtschaft ganz oft so dass diese Prozesse einhergehen mit einem großen Stellenabbau.

00:10:28: ich habe gerade keine Ahnung ob das bei euch auch der Fall war oder ob er die Idee war verantwortlichkeiten rollen strukturen Schnittstellen klarer zu definieren aber vielleicht auch ohne Personalabbau der möglicherweise im öffentlichen Dienst auch gar nicht so leicht überhaupt zu bewährleisten ist.

00:10:45: also Wie war das bei euch, Petra?

00:10:47: Also wir hatten nicht das Ziel Personalabbau.

00:10:49: Sondern es war eigentlich genau das Gegenteil.

00:10:51: Wir haben ja eigentlich zusätzliche Stellen geschaffen in der Verwaltung und die Leute kamen und gingen.

00:11:02: Das war schon deprimierend für alle.

00:11:06: Der Leidensdruck wäre mehr ins Hoch.

00:11:08: Und ich habe da nur am Anfang des Prozesses gesagt, so jetzt machen wir den Prozess und die Stellen hören wir mal auf Energie rein zu stecken.

00:11:14: Leute zu suchen, die uns danach wieder verlassen.

00:11:17: Jetzt stecken wir Energie rein wie wir unsere Prozesse unserer Zusammenarbeit verbessern.

00:11:22: Ich kann heute sagen Wir haben alle Stellen besetzt.

00:11:25: Ich muss das ja auch gegenüber meinen Finanzierern aus dem Land Berlin rechtfertigen.

00:11:31: Warum wir jetzt das Geld nicht ausgegeben haben?

00:11:33: Das ist dann mal gesagt, wenn wir soweit sind Dann werden wir die Stellen alle besetzen.

00:11:37: und ich sage Ihnen, ich freue mich jeden Tag über die vielen neuen jungen Mitarbeiter, die total motiviert mitmachen.

00:11:46: Das ist wirklich ein Erfolg gewesen!

00:11:48: Ich finde das klasse.

00:11:48: Ich freue mich gerade, dass ich die Frage so gestellt habe.

00:11:52: Das ist schon ein großer Unterschied.

00:11:55: Jetzt denken viele aus der Privatwirtschaft, die gerade drüber ... Moment!

00:11:59: Dann ist es ja wahrscheinlich eine Walk in the Park.

00:12:02: Ist es natürlich nicht?

00:12:04: Weil du weißt ja, die Leute haben das da grade geschildert Wenn da keine Kontinuität ist wenn die Leute gehen Du kriegst ja überhaupt kein fünftiges Arbeiten hin Es geht ja gar nicht und das ist dann natürlich schon dramatisch.

00:12:16: Was war dann für dich, Petra am schwierigsten?

00:12:18: Die neue Struktur festzulegen.

00:12:20: Erst mal zu sagen so soll das Ganze funktionieren oder tatsächlich auch mit den Menschen zu sprechen Verantwortung Befugnisse neu zu verteilen Das hat ja dann auch was teilweise mit Besitzstand Mit Wahrnehmung der eigenen Rolle zu tun mit einer empfunden individuellen Wichtigkeit oder eben auch Nichtwichtigkeit.

00:12:40: da geht es ja schnell in psychologische Bereiche rein.

00:12:43: Also am schwierigsten war da wirklich die Frage oder ist auch eigentlich kann man schon sagen bis heute, dass tatsächlich auch die Verantwortung angenommen wird.

00:12:53: Also die Entscheidung zur Werkzentrale, wie wir das machen.

00:12:57: Ich war da persönlich auch relativ offen und ich war froh, dass dann... Wir haben es ja recht breit angelegt, recht partizipativ aufangelegt Und für mich war eigentlich der Erfolg am Anfang, dass sich die Akzeptanz hatte, dass alle sagten okay gut!

00:13:09: Wir machen jetzt eine Verwaltung.

00:13:11: Wie das dann jetzt konkret auszugestalten ist, da habe ich den Beschäftigten natürlich mit Unterstützung von Baumgartner relativ freie Hand gelassen, was ich gesagt hab so.

00:13:19: Dann sucht für euch die beste Lösung.

00:13:21: Woran wir bis heute, womit wir bis zu tun haben ist wirklich dieses Thema die Verantwortung auch weiter nach unten rutscht.

00:13:32: hatte ich mir, ehrlich gesagt auch so nicht vorgestellt.

00:13:34: Also das... Ich hatte eher gedacht naja die Leute haben sich ja oft beschwert Ja also es alles so lange dauert und so weiter.

00:13:40: Und ich hatte wirklich dann gedacht Naja wenn du jetzt das das kannst du selber machen Das dann sofort Hurra!

00:13:46: Jetzt sind wir mal befähigt usw.

00:13:49: Da habe ich wirklich bis zum heutigen Tag Erfahrung wo's wirklich sehr von der Person abhängt Ja, ob sie da Spaß dran hat.

00:13:59: Ob sie den Mut hat?

00:14:00: Ob sie Lust hat auf Verantwortung also auch gar nicht so nach dem Motto ja ich kriege hier nichts übergetragen.

00:14:05: das ist gar nicht allein das Problem.

00:14:07: natürlich gibt es auch Führungskräfte die wollen gerne weiter mehr im fachlichen bleiben und alles selbst entscheiden.

00:14:11: aber da sind die Probleme gar nicht groß.

00:14:14: aus sich wird man sein mindestens genauso groß bei den Personen dass Sie sagen Ich bin mutig ich mache das jetzt.

00:14:21: Wie seid ihr da reingegangen in das Projekt und habt dann mitgeholfen?

00:14:25: Es ist ja schon eine, ich sag mal, diffizite Arbeit erstmal die Menschen abzuholen.

00:14:32: Den versprechen.

00:14:33: und wenn der ganze Prozess partizipativ angelegt ist wie Petra gerade geschildert hat.

00:14:39: Ja klar!

00:14:39: Dann sollen die wirklich auch mitreden und trotzdem muss er ne Linie beinkommen.

00:14:44: also wie war der Prozess für euch als Baumgartner im Projekt?

00:14:49: Ja, der war natürlich sehr mehrstufig definitiv und auch mit dem, dass man wirklich zuhören musste und miteinander diskutieren musste.

00:15:01: Also wir sind da wirklich in Dialog gegangen und haben uns wirklich auseinandergesetzt mit den Fragestellungen.

00:15:09: also wir haben zum Beispiel angefangen auf der obersten Führungsebene auch wirklich, weil es waren dann ja auch zwei Leitungen, dann auch zu fragen was machen wir damit?

00:15:17: Zwei wenn's nachher eine wird.

00:15:19: Also kann man sich auch vorstellen, das macht ja was mit einem.

00:15:22: also da haben wir intensiv miteinander gesprochen und auch versucht Lösung zu finden.

00:15:26: Und haben denn ja auch geguckt wie behalten also auch beide und machen eine Doppelrolle?

00:15:30: und dann haben uns intensiv damit beschäftigt wer hat welche Verantwortung zu werden wer wird wann angefragt und das haben wir ausgearbeitet.

00:15:38: Wir sind dann auf die nächste Führungsebene gegangen, weil wir dann ja die Bereiche zusammengelegt haben.

00:15:42: Also man muss sich vorstellen es waren zwei Verwaltungs-Silos plus die ganzen Stabstellen, die da irgendwo hin.

00:15:51: Und die mussten wir alle zusammenfliegen.

00:15:53: Da ging's halt darum dass wir wirklich dort mit der Führungskräfte gearbeitet haben und wir haben wirklich mit den verschiedenen Szenarien aufgebaut und dann wirklich diskutiert und gesagt wo ist?

00:16:03: Weil das ist ganz wichtig Sie haben nachher die Verantwortung für ihren Bereich.

00:16:08: Und da bringt es nichts, den auf Papiersachen zu malen und zu sagen ja oder nein?

00:16:13: also wir haben dann wirklich weiß noch ganz genau dass wir Workshops auf dem Boden hatten, wo wir das wirklich hingemalt haben, hingekritzelt haben bis wir da zu einer Lösung gekommen sind.

00:16:24: Da braucht man auch Zeit!

00:16:25: Also da müssen Leute darüber schlafen können und abwägen können.

00:16:29: aber wir sind wirklich zum richtig guten Ergebnis gekommen wo alle dahinter standen der eine total enthusiastisch direkt von Anfang an abgeholt.

00:16:41: zu kämpfen gehabt, muss man auch einfach so sagen.

00:16:43: Das ist auch normal.

00:16:44: also wir haben ja auch neun Bereiche zu sechs gemacht.

00:16:47: Also das war ja schon eine massive Veränderung und da muss man mit den Leuten ins Gespräch gehen.

00:16:55: aber insgesamt müssen sie gemeinsam als Team eine Lösung finden weil die Entscheidung war klar es gibt hier eine Verwaltung.

00:17:01: wie machen wir das jetzt zusammen im Raum?

00:17:03: Und am Ende muss irgendwie weißer Rauch aussteigen!

00:17:06: Da geht's wirklich darum... Ideen und konstruktiv zu bleiben.

00:17:11: Und am Ende hat es wirklich super geklappt, aber das war ein Prozess muss man wirklich sagen also einen Dialogischer Prozess.

00:17:17: Spannend, Petra!

00:17:18: Woran merkst du heute dass sich was verbessert hat?

00:17:21: Jetzt hast ja eben schon angedeutet nicht alles ist perfekt und sozusagen sind hier alle Prozesse und das läuft auch immer noch weiter.

00:17:30: Aber vielleicht ein zwei Punkte schon mal wo man sagen kann Das hat sich gelohnt diesen Weg zu gehen.

00:17:35: Ja Also meine Rolle hat sich ja erst mal verändert, beziehungsweise ich habe viel mehr Zeit jetzt mich um das Thema Strategie Umfeld zu kümmern.

00:17:44: Ja also wir haben ja den politischen, das politische Umfeld auch auf Bundesebene.

00:17:49: Wir haben die Studierenden jedes Semester neue.

00:17:52: Wir haben Hochschulen und Beschäftigte, die wir immer wieder neu gewinnen.

00:17:55: Wir sind wirklich in einem sehr bunten vielfältigen Kontext unterwegs.

00:18:01: Wie gesagt, und da habe ich jetzt viel mehr Zeit mich damit zu beschäftigen.

00:18:06: Ich muss keine Streits schlichten oder vermitteln oder Krise.

00:18:10: Also Krise hab' ich eh draußen genug ja?

00:18:12: Intern habe ich weniger Krise!

00:18:15: Und das ist ja einfach auch völlig... also ich sage immer, dass es aktives Gesundheitsmanagement für die Führungskraft ist.

00:18:21: Man muss ja auch ein bisschen immer an sich selber denken wenn man so... Ich bin ja auch alleine mit einem relativ großen Unternehmen mit tausend hundert Beschäftigten.

00:18:30: Das ist ja auch da auch nicht mehr üblich, dass immer nur eine andere Spitze ist abgesehen jetzt vom Verwaltungsrat natürlich so.

00:18:36: also daran merke ich das.

00:18:38: wir hatten jetzt gerade am Anfang der Woche hat entspannt sich mal wieder so ein thema.

00:18:41: es ging natürlich um Abwesenheiten also Krankheit Abwesenheiten und Wir konnten das total gut abrechen indem wir sagen ne ok wir hatten ja Jetzt haben wir haben.

00:18:50: das Thema Personal steht dann uns an.

00:18:53: die Ansprechperson, also die verantwortliche Fachführungskraftal, ich nehme das mit.

00:18:57: Wir werden das da einbauen und sofort war

00:18:59: Ruhe.".

00:19:00: Also es war absolut toll muss ich sagen ja?

00:19:03: Also wir konnten es kanalisieren!

00:19:04: Wir haben's natürlich nicht gelöst ne?

00:19:06: Die Probleme bleiben wie sie sind aber wir haben einfach Kanäle gefunden und Systeme gefunden in die alle vertrauen.

00:19:12: darauf kommt es auch an weil dann sagen alle ja stimmt damit Erfahrung gemacht ist läuft gut wir warten Und es entspannt sofort die Situation und man kann sich wieder mit anderen jetzt auf der Ebene vielleicht wichtigeren Themen befassen.

00:19:25: Das ist ein guter Zirkelschluss.

00:19:26: quasi zum Anfang des Gesprächs dazu gesagt, dass ich wollte eigentlich mit den Leuten über Strategie reden.

00:19:31: wir haben aber gar nicht übers operative Klein-Klein gesprochen.

00:19:34: also da spürst du eine Verbesserung das du tatsächlich anders reden kannst.

00:19:39: Ja absolut.

00:19:40: Na dann das ist doch super sehr gut.

00:19:44: gibt's irgendwelche Learnings wo du sagst Das würde auch anderen öffentlichen Institutionen helfen.

00:19:55: Wenn ihr so ein Projekt startet, achtet bitte auf Folgendes!

00:19:58: Also ich würde diese Partizipation der Beschäftigten und das muss nicht unbedingt der Personalrat sein wir bieten dem Personalrat das bei uns immer an also in unserem Digitalisierungsprogramm aber wirklich diejenigen die davon betroffen sind also Betroffene eigentlich zum Mitgestalter machen.

00:20:13: Das finde ich das absolut Wichtige.

00:20:15: Und auch das Vertrauen zu haben, dass Menschen das tun.

00:20:18: Jeder hat so seinen eigenen Weg, das zu machen.

00:20:21: Also da gibt es welche die sind laut und die sind sofort dabei und haben zwölf Ideen und dreizehn Verbesserungsvorschläge.

00:20:26: und es gibt welche, die sind ganz still und man hat den Eindruck naja die meckern irgendwie immer noch so viel aber trotzdem arbeitet es in allen.

00:20:32: also das ist eigentlich für mich so eine Erfahrung.

00:20:34: Ich habe auf diesem Prozess haben wir im Grunde niemanden verloren.

00:20:38: Ich habe auch mal BWL-Organisationsentwicklung studiert.

00:20:42: Da hab ich mal gelernt, ja man hat immer ein paar Leute Verlierstor.

00:20:45: also wir haben niemanden verloren sondern wie gesagt das kommt vielleicht vor dem Hintergrund des Leidensdrucks den Sefter geschildert hat dass eigentlich alle gesagt haben okay jetzt ist es auch an mich da was zu tun.

00:20:57: Das ist auch das Wichtigste.

00:20:58: Es wird halt nicht geliefert.

00:20:59: Heutzutage wird ja gerne immer geliefert.

00:21:01: Also wir haben dann nicht so viel gelieffert Und wenn gefordert wurde, war immer die Antwort okay.

00:21:07: Lass uns zusammen machen was ist dein Beitrag oder was deinen Verbesserungsvorschlag?

00:21:11: Also auch wir als Führungskräfte können uns ja irren oder völlig auf dem falschen Fahrt sein.

00:21:18: Das ist total wichtig!

00:21:19: Die Leute ernst nehmen mitnehmen.

00:21:21: Ja aus deiner Perspektive vielleicht auch nochmal so eine gleiche Frage aber sozusagen aus der beratenden Funktion.

00:21:28: Ja also ich glaube das Total wichtig war es eben auch dieser Lösungsoffenheit da wirklich reinzugehen und zu erkennen, was ist genau das Problem.

00:21:35: Und miteinander in den Dialog zu gehen, Austausch zu gehen und zu verstehen, was nehmen wir uns jetzt vor?

00:21:41: Und an bestimmten Punkten Entscheidung zu treffen.

00:21:44: die bleiben Weil das erlebe ich ganz oft in der Organisation, dass es dann doch wieder zurückrollt und dann nimmt man die Entscheidung zurück.

00:21:50: Und dann ist das so ein Gezieh.

00:21:51: Ich fand, das war sehr wichtig, dass wir bestimmte Entscheidungen getroffen haben wo wie gesagt da bleiben wir dabei Es wird eine Verwaltung geben.

00:22:00: also da wurde so oft dran gerüttelt und da hieß es einfach nie!

00:22:04: Die Entscheidung war getroffen.

00:22:06: Das würde so oft versucht gegen diese Entscheidung zu gehen als alle akzeptieren konnten Okay, dann kann man überhaupt in den Lösungen.

00:22:15: Und diese harten Entscheidungsgeräte hatten wir ein paar Mal.

00:22:18: Wir hatten auch irgendwann zugehört und gesagt okay wir müssen auch was um dieses Projekt lasst also das was Petra du meinest mit all den Krisen?

00:22:26: Das war ja auch.

00:22:26: das hieß am Anfang haben überall Ballons hängen die sich keiner schnappt die aber total wichtig sind immer wieder auf blocken und zu unglaublich viel Stress im System führen.

00:22:36: Dann haben wir irgendwann gesagt, wir führen ein PMO

00:22:38: ein.".

00:22:38: Und ich weiß noch wie schwierig das war dieser Entscheidung weil es war so abstrakt für viele.

00:22:43: die konnten nicht nachvollziehen was ein Projekt- und Programmoffice nachher tun soll und ob man sowas beim Studienwerk braucht.

00:22:50: Ich glaube dass ist einer der wichtigsten Dinge im Nachhinein die wir mit umgesetzt haben.

00:22:55: Das aber auch irgendwann war die Entscheidung dann auch da.

00:23:01: Ne, wir probieren das wenigstens.

00:23:02: Wir probieren es wenigstims bevor das Konzept jetzt zerfletzt wird und da muss ich sagen, wir haben's probiert um Petra!

00:23:09: Das war glaube ich mit eins der wichtigsten Dinge und da... Ich weiß noch, da habe ich sehr viel darüber diskutiert.

00:23:16: Ja

00:23:17: also da würde ich gerne nochmal einhaken weil dieses Thema mit dem PMO ich will mich gar nicht ausnehmen Ja, also ich hab mich dann auch gefragt ja was soll das jetzt?

00:23:25: Und äh... Ich habe es ehrlich gesagt.

00:23:27: Ich hab mich in dem ganzen Prozess auch um das PMO am wenigsten gekümmert weil ich so irgendwie dachte ja gut okay wenn alle meinen dann arbeitest mal erst als es dann hieß dass muss bei mir angehängt werden da hab' ich gedacht ne es war doch ein Ziel jetzt dass bei mir nicht wieder tausend Dinge angehängt und ich kann heute sagen bin ich froh dass ich die hab.

00:23:45: ja Also und das würde ich vielleicht auch noch so als Tipp geben auch sich da einfach mal drauf einlassen auch wenn man nicht alles genau weiß und durchblickt und fünfmal fachlich geprüft hat, sondern einfach auch da vertrauen zu haben mutig zu sein.

00:23:58: Also in der Hinsicht mutigzusein für neue Ideen... also ich bin jetzt ja schon älterer Jahrgang, dass man für neue ideen da mutig ist.

00:24:05: auf der anderen Seite, auch das ich glaube SESTA, als sie eben geschildert hat von den harten Entscheidungen wir meinen das gleiche es ist natürlich schon auch so gewesen, also es hatten wir einen Einfall Das war ja nicht total beliebig, dass ich gesagt habe so was macht mal irgendwie.

00:24:18: Sondern es gab schon auch einen Fall wo ich merkte da kommen wir überhaupt nicht voran.

00:24:21: Ich glaube da hatten wir auch viele Einzelgespräche wo ich dann gesagt hab so Punkt das ist jetzt so.

00:24:26: Ja also und da ging's mir eigentlich mehr darum zu sagen So wird jetzt hier verändert Und wenn ihr nicht die Lösung habt der nehmen wir einfach jetzt die und damit fangen wir an.

00:24:35: und so habe ich es dann auch immer kommuniziert.

00:24:36: Wir müssen jetzt anfangen wir machen das so Und wenn wir unterwegs merken, Sie haben eine bessere Idee oder wir haben jetzt eine andere Idee dann werden wir dagegen steuern.

00:24:45: Aber solange wie hier immer nur sagen wir wollen was verändern aber keiner will sich bewegen passiert ja nichts.

00:24:49: also da habe ich denn mich schon auch.

00:24:51: ja hab ich dann auch einfach entschieden und gesagt so machen wir es jetzt.

00:24:55: also kam auch vor aber ein kleiner Teil muss ich sage die meisten deswegen auch gutmachen hier die meisten sachen.

00:25:02: man muss wirklich auch gut vertrauen in die Veränderungsbereitschaft der Menschen haben.

00:25:07: Dazu folgende Frage, das PMO.

00:25:09: Ist das was, was nur in Anführungsstrichen während des Projekts gelaufen ist?

00:25:15: Oder ist es eine Institution geworden die dauerhaft da ist.

00:25:17: Da müsst ihr sie kurz noch mal beschreiben.

00:25:20: wofür steht PMO?

00:25:21: Ihr wisst es ihr seid im Projekt gibt aber viele die jetzt hören und denken PMO okay Während eines Umbauprozesses kann ich's noch nachvollziehen.

00:25:30: erklärt einmal kurz Was ist Aufgabe des PMO?

00:25:33: Wofür steht die Abkürzung in eurem Kontext?

00:25:36: was machen die konkret?

00:25:38: Das ist das Projektmanagement-Office, dass mich dabei im Grunde unterstützt oder uns die oberste Führungsebene dabei unterstützt.

00:25:48: Dass wir uns auf unsere Strategie verständigen – das haben wir auch vorhin schon gemacht -, dass wir das aber auch während der bis zum nächsten Strategy Workshop wirklich nachhalten mit Projekten hinterlegen, Programmen und Investitionen tätigen.

00:26:08: Prämierendurchlauf, dass wir gemeinsam dann sagen so welche Projekte können wir realistisch in zwei tausend siebenundzwanzig mit den vorhandenen Budgets und die auch vor allen Dingen den Zeitressourcen umsetzen.

00:26:20: Und das Projektmanagement Office macht etwas was für mich ultra wichtig ist.

00:26:25: Sie entwickeln zum Beispiel so Kanbasse oder wie man ein Projekt durchführt bringt also sehr viel Know-how rein.

00:26:31: ja also bringt sehr viel know how in die Abteilung sodass auch Projekten vollständig angemeldet werden einheitlich.

00:26:39: Früher hieß es ja, wir brauchen einen neuen Betrieb.

00:26:42: Ich übertreibe jetzt vielleicht gebrauchen neun Mensa-Betriebe kostst zwei Millionen und dann wurde da kam das so in Wirtschaftsplan.

00:26:49: aber was da alles hinter hing?

00:26:51: Das hat man im Laufe des Jahres rausgefunden und sich dann vielleicht gewundert, dass man nicht voran kam.

00:26:57: So was wird jetzt alles im Vorfeld gemacht und es wird miteinander abgestimmt auch vor allen Dingen da.

00:27:02: jetzt sind wir wieder bei dieser zentralen Verwaltung das die überhaupt weiß wer im nächsten Jahr eigentlich alles von mir will oder in welcher Reihenfolge kann ich das eigentlich verbringen?

00:27:10: Das ist ja schon mal die Basis dafür, dass ich nicht in jedem Meeting höre was hier wieder alles nicht läuft Und deswegen, das ist für mich das Wichtigste überhaupt.

00:27:20: Es sieht ja jetzt auch direkt, dass man eine einzige Stabstelle mittlerweile und die werde ich auch nicht mehr weggeben.

00:27:26: Die super!

00:27:27: Was wir auch wahrnehmen, ist aus den Fachbereichen – also wir haben ja diese vier Wertschöpfungsabteilungen – dass da mittlerweile die werden angefragt?

00:27:34: wo ich jetzt immer schon aufpassen muss, nein die sind eigentlich für übergreifende Projekte nicht für ein Projekt bei dir.

00:27:40: Also wir haben jetzt gerade die Woche das Gespräch gehabt inwiefern müssen wir auch Projektmanagement-Kompetenz wirklich in den Wertschöpfungsabteilungen noch zusätzlich haben und aufbauen?

00:27:49: Gut hast du sass weil das wäre genau meine Frage gewesen dass so eine Begärlichkeit entsteht hätte ich nämlich auch vermutet Ja Sefter aus seiner Perspektive Ich vermute mal dass die Idee von eurer Seite kam sowas zu initiieren.

00:28:03: Was würdest du in einer anderen öffentlichen Organisation raten, die morgen mit so einer ähnlichen Organisierung beginnt?

00:28:08: Wahrscheinlich denkt mal über ein PMO nach.

00:28:11: Aber nicht nur das vielleicht nochmal so ein bisschen abstrahliert was wird.

00:28:15: Ja

00:28:16: also wir haben das... tatsächlich so gemacht, dass wir ganz viel auch Research gemacht haben.

00:28:20: Wir haben wirklich angeschaut in Deutschland aber auch über deutsche Grenzen hinaus wie organisieren sich Verwaltungen?

00:28:27: Weil das bringt nichts wenn ich jetzt ankomme vom Mittelstand oder von irgendwelchen DAX-Konzernen oder am besten noch ein Google Beispiel also sondern wir haben uns wirklich auch Verwaltung angeschauert und wir haben auch wie gesagt in Holland ins Garninage und ähnliches uns verschiedene Modelle angeschaudet.

00:28:43: Wie lösen die das Problem?

00:28:45: Was sind so Strukturelemente?

00:28:47: die dort immer wieder vorkommen, die etwas lösen.

00:28:50: Wir haben das alles gesammelt und wir haben das auch mit einem kleinen Kreis im Studienwerk diskutiert und gesagt was davon löst eigentlich welches Problem hier um auch Vertrauen zu schaffen dass das jetzt nicht einfach bedeutet dann haben wir aus der Luft gegriffen sondern wir haben es da wirklich intensiv mit beschäftigt.

00:29:05: so wir haben ja teilweise auch Leute eingeladen von einer anderen Organisation die dazu berichtet haben die da schon weiter waren.

00:29:12: die habe ich dann eingeladene.

00:29:13: gesagt habt ihr Lust auf ein Erfahrungsaustausch Also auch da die Hürden abzubauen, um mal ins Gespräch zu kommen.

00:29:20: Und damit haben wir uns intensiv beschäftigt und dann haben wir unsere einzelnen Elemente genommen.

00:29:24: und denn auch die Hörde zu nehmen – das weiß Petra jetzt ganz genau, dass ich immer gesagt habe, wir testen einfach mal.

00:29:31: Wir müssen stückweit Vertrauen in den Prozess aufbauen und wir machen das wirklich im Pilotweise.

00:29:37: Da haben wir das PMO-Aufgebaut, wo wir gesagt haben, wir nehmen uns ein Pilotprojekt von diesem abstrakten Idee wegzukommen, sondern mal wirklich zu schauen was wie geht das hier und so haben wir eigentlich die Dinger aufgebaut also mit Piloten anfangen.

00:29:56: Wirklich gemeinsam abzuwägen und mal zu starten genau diese Strukturelemente zusammenzunehmen.

00:30:01: aber ich muss dazu noch ganz wichtiges sagen weil es eine ist ja was machen wir wirklich in der Struktur?

00:30:06: Wir hatten daneben einen ganz großen Strang und wir arbeiten da dran.

00:30:10: Ja also das Eine ist ja wir schieben Kästchen packen neue dazu und das andere ist aber was passiert in diesen Kästchen?

00:30:19: Und da haben wir auch natürlich gesagt, da braucht es auch ein anderes Mindset.

00:30:24: Also dass Petra, was du meintest mit Verantwortung nehmen und leben und möglichst tief in die Organisation legen – das war ein ganz großes Thema sonst würde das auch strukturell nicht funktionieren.

00:30:34: und das rate ich natürlich auch jeder Organisation.

00:30:36: diese Kultur- und Strukturebene, die gehen nur Hand an Hand.

00:30:40: also man kann sich das eine machen ohne dem anderen Haben wir jetzt noch nicht so vertieft, aber das war ein ganz wesentliches Element.

00:30:48: Dass wir auch genau die Fragen dazu gestellt haben und gesagt haben, da haben wir auch der Führungskreffendinger in die Hand gegeben, das mit Intim zu besprechen und das wirklich nach vorne zu bewegen wie... Nicht nur wo ist die Arbeit aufgehangen sondern wie passiert sie zukünftig?

00:31:05: Ja!

00:31:06: In Anbetracht der Zeit würde ich fast den Blick jetzt so ein bisschen in Zukunft nochmal richten mit der Abschlussfrage.

00:31:15: Ich glaube es ist viel erreicht.

00:31:16: Wir hatten eben schon mal kurz zwischendurch so festgestellt, das hört ja nie auf!

00:31:21: Es geht ja immer weiter.

00:31:23: Petra was ist denn der Blick in die Zukunft?

00:31:25: Vielleicht erstmal kurzfristig so das nächste Jahr... Was sind da die Themen die noch sich entwickeln sollten im Projekt vielleicht ein paar

00:31:35: To-dos?

00:31:37: Ja genau wo steht ihr heute und was soll noch passieren?

00:31:41: Also im nächsten Jahr werden wir auf jeden Fall das Thema Strategie und Projektmanagement miteinander abgleichen, im Gespräch sein, Fokus darauf.

00:31:51: Das werden wir vertiefen müssen.

00:31:53: Wir haben jetzt die erste Runde Wirtschaftsplanaufstellung mit dieser vorgelagerten Projektabstimmung.

00:32:00: Das findet in den nächsten Wochen

00:32:01: statt.

00:32:04: Ja, das muss eingeübt werden.

00:32:05: Also wir sind jetzt alle schon gespannt.

00:32:07: Wir haben jetzt einen Lenkungskreis ins Leben gerufen an dem ich nicht teilnehme.

00:32:11: also wir werden jetzt nur die Geschäftsbereich Leitung und die Fachbereich Leitungen werden jetzt zusammen entscheiden.

00:32:16: in welcher Priorität wollen wir jetzt diese Projekte bearbeiten?

00:32:21: Und da bin ich auch schon total gespannt drauf!

00:32:23: Das ist ein wichtiger Punkt.

00:32:27: und das zweite ist natürlich das Thema Verantwortungsdelegation, das wirklich auf jede Führung ist.

00:32:33: Das ist eigentlich auch so.

00:32:34: Jede Führungs-Ebene hat natürlich eine Verantwortung aber vor allen Dingen im Verwaltungsbereich dass es da eine andere Prozessverantwortung noch gibt und wir haben auch wieder Hausarbeiten zu machen.

00:32:45: unsere ganzen Luftballons die oben hingen über bestimmt mehrere Jahre werden abgearbeitet parallel zur Organisationsentwicklung.

00:32:53: das ist schon nochmal ein dickes Brett.

00:32:56: Also wir sind da noch lange nicht fertig, aber ich würde sagen heute wissen alle wo es hingehen soll und wissen eigentlich auch wie es sein soll.

00:33:04: Ja?

00:33:04: Das würde ich mal sagen das ist klar!

00:33:06: Wir müssen nicht mehr... Ich muss nicht mehr überzeugen.

00:33:09: Zäftan, wer sieht das aus?

00:33:10: seid ihr weiterhin im Prozess oder habt ihr jetzt quasi übergeben?

00:33:14: sagt macht ihr jetzt mal alleine weiter im Studierendenwerk Berlin Wo steht ihr da jetzt?

00:33:21: Ja, unsere Rolle war immer unterschiedlich im Projekt.

00:33:23: Also auch mit wem wir gearbeitet haben, welche Intensivität wir da gearbeitet und wir hatten natürlich eine Pause wo wir sehr eng begleitet haben und wirklich sehr eng die verschiedenen Führungsebenen begleitete haben sich zu finden, auch den Rollenbild zu finden die kulturellen Rahmen zu setzen und wir haben es aber auch schrittweise so gemacht, dass wir die Verantwortung auch an die jeweiligen Personen übergeben haben.

00:33:49: Also da haben wir auch lange zusammengearbeitet.

00:33:51: Wir hatten auch im letzten Jahr einen sehr großen Open Space wo alle Verwaltungsmitarbeiten dabei waren – alle in einem Raum!

00:33:58: Und dann haben wir wirklich eine Review gemacht.

00:34:01: also wie war denn das jetzt?

00:34:02: Und das haben wir noch als Follow-up gemacht und auch gesagt, das haben jetzt rausgefunden.

00:34:07: Worauf kann man wirklich stolz sein?

00:34:08: Und sagen Mensch wenn wir jetzt zurückgucken auf diese Zeit was nehmen wir mit?

00:34:14: und auf der anderen Seite was müssen wir nach vorne hin noch bedenken?

00:34:18: Das haben wir zusammen aufgebaut und tatsächlich auch ins PMO gegeben so dass es PMO auch personell anders aufgeschaut ist also überhaupt Da ist aufgestellt, ist Petra Nau und da eben diese Kompetenzen nach innen zu verlagern.

00:34:31: Und wir sind dann die, die immer mal wieder dazu gerufen werden können, die angerufen werden, die mitkommen... Aber ich glaube das ist total wichtig!

00:34:38: Das ist ja auch unser Auftrag, Organisation noch zu befähigen, in solchen Prozessen eigenverantwortlich zu gehen.

00:34:44: Ich habe das Gefühl, dass es sehr gut genommen ist.

00:34:48: Und das ist immer das Ziel am Ende natürlich.

00:34:51: Super!

00:34:52: Ich danke euch beiden für diese tiefen Einblicke in die Transformation der Arbeitswelt im Studierendenwerk Berlin.

00:35:00: Fand ich total spannend und drücke dir, Peter, die Daumen, dass sich das alles gut weiterentwickelt.

00:35:07: Du wirklich Zeit hast, dich um die Strategie zu kümmern zurück zum Eingang und sonst nicht späßzukommen.

00:35:13: Danke, dass ihr euch Zeit verabendlich vorangen genommen habt!