Transkript

00:00:08: Amtlich voran.

00:00:08: Der Podcast über Digitalisierung, Arbeitgeberattraktivität und Talentgewinnung im öffentlichen Dienst.

00:00:18: Hallo und herzlich willkommen zur neuen amtlich-voran-Podcastfolge!

00:00:22: Ich freue mich auf das Gespräch heute.

00:00:24: Es geht in südliche Gefilde in Deutschland nämlich in die Stadt Nürnberg Und dort sitzt Daniel Hachei.

00:00:31: Er ist Leiter Recruiting eben bei und für die Stadt.

00:00:36: Herzlich willkommen Daniel.

00:00:37: Ich freue mich, dass wir uns jetzt austauschen können.

00:00:39: Herzlich Willkommen und vielen Dank für die Einladung!

00:00:42: Hab' mich sehr gefreut.

00:00:44: Sehr, sehr gern.

00:00:45: Du lass uns erstmal mit dir selber anfangen.

00:00:47: Wie bist du eigentlich bei der Stadt Nürnberg gelandet?

00:00:50: Was hast du vorher gemacht und wo kommt dein Febel fürs Personalwesen

00:00:54: her?

00:00:55: Ja ich hab tatsächlich ganz am Anfang mal einen Beruf gelernt bin dann über dreizehn Jahre lang bei der Bundeswehr gelandete habe dann festgestellt, das ist nicht was auf Dauer wirklich mich erfüllt.

00:01:10: Mich neu umorientiert und bin dann auf das duale Studium bei der Stadt Nürnberg gestoßen und hab dann tatsächlich das duales Studium über die Stadt Nümberg angestoßen.

00:01:22: und ich bin jetzt seit Jahr zwei Tausendzehn fertig mit dem Studium und bei der Stadten Nürnenberg tätig.

00:01:30: Personalbereich war letztendlich, also gerade der Einstieg bei der Stadt eher ein Zufall zu richtigen Zeit am richtigen Ort.

00:01:41: Man hat jemanden gesucht im Personalbereich.

00:01:46: Ich dachte mir warum nicht?

00:01:48: Bei der Bundeswehr hatte ich auch schon Personal Themen und würde da gerne mal reinschlubbern.

00:01:55: Schauen wir das ganz gern an.

00:01:56: Konnte mir das persönlich sehr gut vorstellen und bin dadurch zum Personalamt.

00:02:03: gestießen, ergestoßen.

00:02:04: So da bist du ja im weitesten Sinne heute immer noch.

00:02:06: Rekroting gehört ja zum Personalamt und jetzt auch schon seit über fünf Jahren, über sechs jahren, den dingt in Stimm, da gucke ich immerhin, in dieser Leiter-Rekruting Funktion unterwegs?

00:02:23: Genau!

00:02:23: Ich bin am Anfang eingestiegen, ganz normal als Personal-Sachbearbeiter.

00:02:27: Wir hatten damals noch die sogenannte ganzheitliche Sachbearbeitung also von der Stellenausschreibung dem Einstellen von Personen bis hin dann das Ganze die ganzen personalwirtschaftlichen Themen bis dann halt letztendlich eine Person tatsächlich in den Ruhestand gegangen ist.

00:02:45: Dann haben wir es wieder abgegeben.

00:02:48: Das ganze ist aber letztendling immer komplexer geworden sodass irgendwann dann das Ganze getrennt wurde in Personalbewirtschaftung und Personal-Recruiting.

00:02:59: Und wie ist der Recruitingbereich aufgestellt?

00:03:02: Bist du da Einzelkämpfer oder so ein Team, wie muss man sich das vorstellen?

00:03:06: Es sind zwei Teams, es sind zwei Bereiche fürs Recruitting.

00:03:11: Ich leite den einen Bereich für die Bereiche IT Verwaltung Kultur Sozialen Erziehungsdienste Die Ärzte Und dann gibt es noch einen zweiten Bereich, ähnlich groß.

00:03:25: Auch ebenfalls ein Team für die Bereiche Technik Ausbildung Schulen und das sind so zwischen drei zehn bis sechzehn Personen, die jeweils in den Teams sind vornehmlich Rekruterinnen, die da das Geschäft betreuen plus dann nach zwei drei Personen im Backoffice die uns sehr, sehr gut mit allen administrativen Dingen unterstützen.

00:03:55: Jetzt ist die Stadt Nürnberg im Moment so aufgestellt.

00:03:59: Ich habe mich natürlich heute markundlich gemacht.

00:04:02: Es gibt derzeit einvierzig offene Stellen bei der Stadt Nürenberg breit gespreizt von den Tätigkeitsfeldern, die man das auch erwarten kann bei einer Stadt.

00:04:12: Das ist ja faszinierend!

00:04:13: Da ist er im Grunde genommen alles drin und daraus erklärt sich wahrscheinlich auch die inhaltliche Aufteilung, die ihr habt.

00:04:20: Vielleicht auch nicht doch du nix drinnen.

00:04:23: Schon also wir schreiben mal rein zwischen zwei Hundert.

00:04:28: Teilweise gab es zu drei hundert verschiedene Berufsgruppen.

00:04:31: ich sage immer bis auf den Nanofüßiger Nuklear Physiker brauchen wir eigentlich jede Qualifikation.

00:04:41: Wir haben uns damals aufgeteilt an sich auf Jobfamilien, weil wir uns im Recruiting letztendlich das Ziel gesetzt haben dass die Rekruterinnen ihre Zielgruppen kennen müssen.

00:04:57: Die müssen wissen wie muss ich eine Stellenausschreibung formulieren?

00:05:01: weit, schweifend mit viel ProSat rum herum um die Leute wirklich mit vielen Informationen abzuholen oder wie zum Beispiel im IT-Bereich eher kurz und knackig.

00:05:15: Und ja auch wo muss ich die Personen abholen?

00:05:18: Das heißt jetzt auf den einschlägigen Portalen oder Social Media gibt es die Diversisten Tanele, bei denen man letztendlich die Personen abholen muss und dieses Fachwissen über die einzelnen Zielgruppen ist halt einfach immens wichtig.

00:05:39: Ja, ich glaube das wird auch in Zukunft immer wichtiger weil die Suche oft viel spezialisierter abläuft als es in der Vergangenheit war.

00:05:47: Lustigerweise hast du ja gerade an deinem eigenen Berufsbild bei der Vorstellung schon geschildert wie die Vertiefung sozusagen im bestimmte Fachthemen zugenommen hat und eben dieser ganzheitliche Ansatz etwas in den Hintergrund da getreten ist.

00:06:02: aber dafür halt direkt u-ting viel intensiver genau Ja, das ist interessant.

00:06:08: Also einfizig Stellen derzeit Mütze sagen das spiegelt das normale Bild so wieder.

00:06:13: oder habt ihr da auch so Wellenbewegungen drin?

00:06:16: Wir haben Wellen-Bewegungen drinnen.

00:06:18: ich würde sagen im Schnitt haben wir um die fünfzig Stellenausschreibungen tatsächlich online.

00:06:26: Wenn man unsere Fachbereiche und Dienststellen fragt sagen die mit Sicherheit dass wir deutlich mehr freie Stellen haben.

00:06:33: Ich habe immer die Frage, was ist tatsächlich auch dauerhaft besetzbar?

00:06:39: Und wie weit ist natürlich der Vorprozess bis es zu einer Stellenauschreibung kommen kann.

00:06:45: Da hängen ja nach diversen Themen dran – Stellenbewertungen, Aufgaben, Neuzuschnitte um Organisationen und alles.

00:06:53: Was würdest du sagen sind so heutzutage im?

00:06:55: wir sprechen jetzt Anfang Mai, die größten Recruiting-Herausforderungen, die du so hast bei der Stadt Möllnberg?

00:07:04: Die sind quasi ständig im Wandel.

00:07:07: Vor einem Jahr, anderthalb Jahren haben wir versucht den schwindenden Bewerbermarkt, den wahnsinnig großen Mangel an geeigneten Bewerbungen mit den Hürden die der TVÖD, die der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst uns auferlegt unter einen Hut zu bringen.

00:07:28: Wen kann man noch ziehen?

00:07:31: wen kann man noch eingruppieren?

00:07:35: Jetzt durch die gesamtpolitische Lage hat sich das Blatt komplett gedreht.

00:07:39: Wir bekommen derzeit sehr, sehr viele Bewerbungen teilweise mehrere hundert Bewerbung auf eine Stelle so dass wir jetzt wiederhergehen können oder müssen je nachdem dass wir die Anforderungsprofile wieder eindämpfen wirklich wieder schauen Hier gerichteter die Personen ansprechen, die sowohl die Qualifikationen mitbringen als auch sich das dann vorstellen können was wir als Aufgaben reinschreiben.

00:08:10: Das spiegelt sich so ein bisschen auf das Gesamtbild in der Wirtschaft wieder.

00:08:14: Natürlich gibt es immer Unternehmen oder Branchen oder bestimmte Felder die dann nicht diesen Durchschnitt entsprechen.

00:08:21: aber insgesamt Leben wir natürlich in volatilen Zeiten, wo das was der öffentliche Dienst im weitesten Sinne erstmal auf jeden Fall verspricht.

00:08:29: Nämlich eine gewisse Jobsicherheit sehr sehr attraktiv ist für die Leute sicherlich ein Faktor warum die Bewerbungsanzahlen so dramatisch hochgegangen sind.

00:08:38: ich vermute aber dass ein anderer Faktore auch Technologie ist weil es halt durch AI sich bewerben denn natürlich viel leichter geworden ist Massenbewerbung rauszuschicken.

00:08:49: Wie ist ja deine Beobachtung?

00:08:52: Wir haben das gemerkt mit der Einführung eines reinen online Bewerbungssystems, ein Bewerbermanagement-System, mit dem wir wirklich offensiv die Bewerben denn aufgefordert haben sich schnell einfach unkompliziert online zu bewerben.

00:09:08: In dem Jahr als wir das System eingeführt haben sind die Beweberzahlen von neuntausend auf zwanzig tausend hoch geschnellt.

00:09:17: sicherlich gab es dann immer wieder mal Ja auch andere Treiber wie die Corona-Krise und so weiter, die natürlich dann wieder mehr Bewerbungen eingespielt haben.

00:09:28: Aber auch in unserer Marktanalyse haben wir schon gesehen, sobald man die Bewerberzugänge einfacher gestaltet geht es natürlich hoch.

00:09:36: Und jetzt mit AI.

00:09:41: Es ist ja ein bisschen unterschiedlich.

00:09:44: also Wir haben immer noch einen wahnsinnigen Bewerbenmangel im Technikbereich.

00:09:49: Wir haben in anderen Bereichen wie im Verwaltungsbereich, im BWL-Bereich sehr viele Bewerbungen.

00:09:55: Was sich mit dem Thema AI stark verändert hat ist das Thema, wie manche Personen Bewerbung reinschicken.

00:10:07: Also sag mal einen Anschreiben kann man mit JGPT und Co natürlich relativ einfach und schnell formulieren und absenden.

00:10:18: Die Frage ist natürlich immer, passt das alles?

00:10:21: In dem Sinne ist für uns der Lebenslauf eigentlich der wichtigere Punkt umzusehen.

00:10:30: Passt wirklich jemand zur Stadt?

00:10:33: hat jemand die Qualifikationen und wie sieht natürlich auch so die Vita aus?

00:10:37: Wie sieht der Werdegang aus von einer Person?

00:10:40: Ich finde es interessant was du da gerade sagst weil ich vermute dass war früher vielleicht mal anders.

00:10:45: Also vielleicht hat man früher mehr auf das Anschreiben noch geachtet als auf den Lebenslauf.

00:10:50: Das ist auch immer ganz unterschiedlich, auch innerhalb unserer Fachbereiche.

00:10:54: Es gibt Fachbereche die sagen wir wollen einen anschreiben und sehen dass sich jemand mit unseren Aufgaben auseinandergesetzt hat kann ich verstehen.

00:11:04: aber kein Mensch liest dreihundert anschreiben.

00:11:07: also Es gibt Bereiche, da wünscht man sich anschreiben und dann sieht man auch hat sich jemand mit der Thematik beschäftigt.

00:11:15: In anderen Bereichen im Tiefbaubereich ist es egal wie die Leute sich bewerben.

00:11:20: wir freuen uns über jede einzelne Bewerbung.

00:11:23: Und in wieder anderen sind so viele anschreiben dass man die sich gar nicht durchlesen kann.

00:11:28: und dann ist ja auch die Frage einen Lebenslauf oder Daten aus dem Lebenslauf kann ich auch noch automatisiert weiter verarbeiten?

00:11:37: Sagen eben anschreiben, da wird schon schwierig.

00:11:40: Das ist halt viel USA drin.

00:11:43: Ja?

00:11:43: Lass uns ein bisschen über Technik sprechen!

00:11:45: Du hast es eben gerade schon erwähnt, ihr habt vor einigen Jahren einen System eingeführt... Ich glaube du warst auch verantwortlich für das Projekt.

00:11:54: Hast du das gemenagt?

00:11:55: Lassen wir uns so ein bisschen darüber reden mal wie ihr euch dem angenehrt habt, wie ihr die Marktschau gemacht habt und was dann sozusagen die Schritte waren um das System am Ende wirklich ans Laufen zu bringen.

00:12:12: Es gab zwei große Hürden, die wir hatten.

00:12:14: Das eine war, dass wir erstmal herausfinden mussten wie genau funktionieren eigentlich oder wo sind die genauen Unterschiede bei den verschiedensten Prozessen?

00:12:25: Wir haben natürlich den Schulbereich, wir haben den ganz normalen Direkteinstiegsbereich es gibt die Tarifbeschäftigten, es gibt Beamten und Ausbildungsbereich.

00:12:35: Es gibt teilweise dezentrale Einstellungen, teilweise zentrale Einstellung vom zentralen Personalbereich.

00:12:42: Das heißt, zunächst erst mal mussten wir herausfinden und nochmal wirklich aufgliedern wie laufen ganz konkret die Prozesse?

00:12:55: Wo gibt es Gemeinsamkeiten?

00:12:56: Wo gibts Unterschiede?

00:12:58: Und was uns sehr wichtig war, war die Frage Was wünschen sich die Sachbearbeitenden?

00:13:06: Ich habe dann damals auch direkt die Parole rausgegeben und wenn ihr das System in grün haben wollt, dann schreibt rein ich möchte.

00:13:12: Das System in Grün haben.

00:13:14: jeder Wunsch der geäußert wird hilft uns das richtige System zu finden was tatsächlich uns auch unterstützt.

00:13:23: Ja bei der systemfrage war natürlich das Thema dass wir ja schlichtweg einfach nicht wussten nicht einschätzen könnten konnten Was ist aktuell?

00:13:34: Stand der Technik was ist möglich?

00:13:36: Was gibt es für Systeme, für Funktionen die uns dann tatsächlich helfen im laufenden Verfahren oder im lauffenden Prozess.

00:13:46: Thema Automatisierung von von Prozestschritten weg von der mal gehört weg Von der Computerisierung hin zur Digitalisierung mit wirklich automatisierten Prozessschritten ohne dass man jetzt da groß war irgendwo manuell eingreifen kann oder eingreifend muss.

00:14:07: Das heißt, die Prozesse haben wir aufgenommen und das andere war tatsächlich dann wohl auf die Unternehmen zuzugehen, die solche Systeme letztendlich auf den Markt anbieten als auch auf die Nutzer der jeweiligen Systeme zuzugehnen um beide Seiten ein bisschen zu hören.

00:14:30: Wir haben viele Unternehmen eingeladen, die uns unsere ihre Systeme gezeigt haben.

00:14:39: Das war für uns eine große Lernkurve weil wir dann auch wirklich gesehen haben was gibt es?

00:14:45: Was ist auf dem Markt und was ist aktuell der Stand der Technik?

00:14:49: in welche Richtung denken die Unternehmen weiter?

00:14:54: Auch das gar nicht anfang von Cloud oder on-premise Lösungen, das waren andere Themen hatten im Ausbildungsbereich jetzt natürlich auch in anderen Bereichen die Herausforderung, dass wir teils für eine sehr große Anzahl von Bewerbenden Terminvereinbarungen raus schicken mussten.

00:15:15: Und das kann man natürlich manuell machen aber man kann es natürlich auch über ein sogenanntes Event-Modul so machen, dass sich die Bewerben selbst einen Termin aussuchen und diesen aktiv buchen was natürlich für uns wieder deutlich weniger Aufwand verursacht und bei den Bewerbenden auch gut ankommt.

00:15:36: Als Beispiel

00:15:37: stelle ich mir anspruchsvoll vor dieser Aufgabe, also der eine Teil habt ihr ja schlau gemacht sozusagen eure internen Kunden mit ins Projekt einzubeziehen.

00:15:48: wenn ich das mal so übersetzt hoffentlich richtig sagen darf dann macht ihr also zu Beteiligten.

00:15:53: also dass hinterher man auch sagen kann ihr habt ja mit entschieden Ja, das ist der richtige Weg.

00:15:59: Und das zweite ist sich wirklich den Markt anzuschauen.

00:16:03: Das ist natürlich zeitaufwendig.

00:16:05: und habt ihr das gemacht indem ihr euch vorher ein klares Kriterienraste überlegt habt oder ist das quasi während der verschiedenen Dialoge mit den Anbietern erst entstanden?

00:16:17: So nach dem Motto ah jetzt wissen wir was möglich ist dann muss diese Kriterie erfüllen.

00:16:22: Das ist tatsächlich entstanden.

00:16:24: Also wir haben natürlich eine ganz normale Vergabe im öffentlichen Dienst, muss man ja ab einer gewissen Summe entsprechend vergeben.

00:16:31: aber damit ich auch eine sinnvolle Vergabe dann veröffentlichen kann, muss ich wissen was ich eigentlich brauche.

00:16:39: und diese Kriterien oder dieses Lastenhäft ist von Vorstellung zu Vorstellung gewachsen.

00:16:50: Da kam dieses Event-Motul rein, da kamen Themen rein wie Kennzahlgewinnung was für uns sehr wichtig geworden ist und was im Gespräch auch mit anderen Nutzern von verschiedenen Systemen halt auch an Wichtigkeit gewonnen hat.

00:17:10: Mit den Punkten ist es ein Analytics-System bei dem ich vorher fest definierte Kennzahlen auswerten kann oder ist es wirklich ein flexibles System, was sich vielleicht auch selber anpassen kann.

00:17:26: Das Thema Event-Modul war ein Riesenthema.

00:17:29: oder auch das Thema Massenverarbeitung.

00:17:31: wie funktioniert Massen Verarbeitung?

00:17:33: Wie viele Klicks muss einen Sachbearbeiter machen?

00:17:37: kleine Anek Tote dem Zusammenhang vielleicht.

00:17:41: Wir hatten einen Anbieter da.

00:17:42: der hat gesagt ja Wenn ihr drei Hundert Bewerber absagen möchtet, dann klickt ihr hier auf alle Malkieren und geht auf Absagen.

00:17:50: Zum Glück haben wir nachgefragt was denn nach dem Absagen passiert?

00:17:55: Die Antwort war es öffnen sich dreihundert Felder Fenster in Outlook.

00:18:00: natürlich ganz toll jedes einzelne Fenster anpassbar aber natürlich für den Sachbearbeiter wäre das der Tod gewesen ist ja

00:18:09: fast der alte von Sestern

00:18:13: Ja,

00:18:13: aber interessant was du da gerade sagst.

00:18:15: Also was muss man erstmal kommen?

00:18:18: Dass man solche Fettnäpfchen reintritt.

00:18:23: Ich vermute du hast zwei Dinge nicht angesprochen weil die so selbstverständlich für einen öffentlichen Dienst sind.

00:18:30: Aber ich will das kurz noch mal ansprechen.

00:18:31: Barrierefreiheit ist insgesamt ja wichtig.

00:18:36: Aber anders als in der Privatwirtschaft gibt es im öffentlichen Dienste Glasklare gesetzliche Regelungen, die man auch nicht in Graubereichen mal so ein bisschen tuschieren darf.

00:18:48: Natürlich gelten hier eigentlich nach Privatwirtschaft auch aus Erfahrung weiß ich das sei manchmal nicht ganz so genau hingeguckt wird.

00:18:54: Das geht im öffentlichen Dienst nicht.

00:18:56: also völlig klar.

00:18:58: Also wahrscheinlich auch ein wichtiges Kriterium.

00:19:01: Jede Freiheit Datenschutz Das sind die beiden ganz, ganz wichtigen Themen, die wir angehen mussten.

00:19:07: Da hatten wir auch ganz klare Vorgaben.

00:19:10: Vorgabe wo viele Unternehmen gesagt haben funktioniert nicht entweder ihr habt ein System was eine hohe Usability hat oder es ist komplett barrierefrei.

00:19:21: aus der Erfahrung heraus kann ich jetzt sagen Es funktioniert.

00:19:25: Wir haben einen komplett barrierfreies System und bekommen das auch immer wieder von den betroffenen Personen Personen mit einer Seebeeinträchtigung etc.

00:19:35: mit, dass es funktioniert sowohl im Front als auch im Backend.

00:19:41: und das andere Thema ist das Thema Datenschutz was natürlich einen sehr hohen Stellenwert hat und ja das sind wie du schon sagst Selbstverständlichkeiten die wir mit reingenommen haben und an denen sich letztendlich die Anbieter messen mussten.

00:20:00: Okay, ihr habt dann sozusagen diesen Prozess gemacht seit hinterher auf einen Anbieter gekommen mit dem er jetzt auch zusammenarbeitet.

00:20:09: Seit wann ist das so?

00:20:11: Seit fünf Jahren etwa oder vier Jahre?

00:20:13: Das System

00:20:14: Start-Livegang war im Dezember two-tausend neunzehn.

00:20:17: Implementierung war recht schnell von Sommer zwei-tau-neunzehnt und an den Dezsemper sind wir komplett live gegangen mit allen Prozessen, sowohl bei den dezentralen Einheiten als auch im zentralen Personalbereich sowie dem Direkteinstieg also auch im Ausbildungsbereich.

00:20:33: Seit zwei neunzehn laufen wir dann live!

00:20:35: Und das ist gut, dass wir jetzt ein paar Jahre später sprechen.

00:20:38: Weil jetzt natürlich genau weiß wie er sich das Ganze entwickelt und hat das auch insbesondere die Anforderungen der Sachbearbeitenden, die er ganz am Anfang gefragt hat, hat das die Erwartung dann am Ende erfüllt?

00:20:52: Es wird wie immer bei diesen Systemeinführungen sein, dass nicht alle ständig nur Juho gebrüllt haben.

00:20:58: aber wie war unterm Strich so das Feedback?

00:21:00: Vielleicht können wir auch gleich noch darüber sprechen, was hat sich dem System vielleicht im Laufe der Jahre noch entwickelt?

00:21:07: Weil ich gehe mal davon aus.

00:21:08: Ihr habt heute eine etwas andere Lösung im Einsatz als das vor fünf Jahren der Fall war.

00:21:13: Aber das ist erstmals die erste Wahl.

00:21:15: Das Erste bei den Personalern konnten wir eigentlich nur gewinnen.

00:21:22: Das alte System war halt einfach schlichtweg wirklich ein altes System.

00:21:27: Es gab am Anfang eines Gapses Im Sinne von Ist der Schulungsaufwand wirklich so gering?

00:21:35: Weil er war tatsächlich so gring.

00:21:37: Es ist ein recht selbsterklärendes System, wo wir auch jetzt neue Kolleginnen und Kollegen, die hier anfangen, die arbeiten schon mit dem System und ein paar Wochen später beginnt dann die Schulung im System, ist aber letztendlich kein Problem.

00:21:52: also das war ein sehr großer Vorteil den wir erlebt hatten dass es ein System mit einer sehr, sehr hohen Usability ist.

00:22:04: Wo wir immer mal wieder teils Kurzschulungen oder die Rekruterinnen und Rekruiter haben letztendlich die Personen an die Hand genommen das nochmal kurz gezeigt hatten Das war bei den Fachbereichen Hängt aber daran dass die Fachbereiche natürlich vor Einführung des Systems einem Bewerbermanagementsystem überhaupt nicht gearbeitet haben.

00:22:32: Die haben ihre Excel-Listen bekommen, die haben ihre Papierbewerbungen in der Marpe bekommen und damit waren sie glücklich.

00:22:40: Jetzt plötzlich müssen Sie letztendlich wenn Sie eine Stelle besetzen, eine Personalanforderung im System hinterlegen und bekommen dann Stellenauschreibungen und Bewerbungssystemen angezeigt hat sich aber gezeigt, dass der Schulungsaufwand da auch nahezu null ist.

00:23:00: Es gibt keine reguläre Schulung für die Fachbereiche.

00:23:05: es gibt einen kleinen Leitfaden den wir erstellt haben.

00:23:09: man sieht's aber auch das Personen die so ein bisschen IT-affin sind weder den Leitfahrten brauchen noch bei uns anrufen und fragen wie es funktioniert.

00:23:19: nur Personen die jetzt vielleicht relativ seltenen Stellenbesetzungsverfahren haben und betreuen müssen.

00:23:28: Die rufen dann mal kurz an und fragen nach, und dann ist die Sache eigentlich erledigt.

00:23:33: Naja also ich sage mal von null auf hundert von gar nicht digital in einen digitalen Prozess ist natürlich im Schritt kann ich mir auch vorstellen dass am Anfang das schon ein paar Fragen kam vielleicht auch zweifelnde Gesichter.

00:23:46: Im Endeffekt aus einer HR Perspektive betrachtet habt ihr natürlich eure Prozesse nicht nur schneller gemacht und nicht nur vielleicht auch transparenter gemacht, sondern ich weiß es aus ganz anderen Kontexten jetzt gar nicht im öffentlichen Dienst.

00:24:01: Aber in meiner Vergangenheit als ich damals so ein System eingeführt habe – da war ich noch für der Goting bei Bertelsmann zuständig – haben wir auf einmal aufgeklärt das Zeitverzögerung Die in den Prozessen stattfinden nicht immer nur an der HR oder Rekruting-Abteilung liegen.

00:24:18: Ich sage es mal ganz höchstlich, weil man natürlich eine Transparenz über Prozessschritte und Time to hire und wo hakt das denn jetzt im Prozess bekommt?

00:24:29: Du nix und grinst so ein bisschen.

00:24:31: also anscheinend hast du die Erfahrung auch gemacht.

00:24:35: Ja

00:24:35: ist ja auch beiden Seiten letztendlich.

00:24:37: Also es gibt natürlich Dienststellen dieser sehr schnell unterwegs sind und uns sehr schnell die Rückmeldungen geben.

00:24:45: Es gibt andere Dienststellen, die dann doch noch mal länger darüber nachdenken müssen wer eingeladen werden muss oder wer ein geladen werden sollte.

00:24:55: grundsätzlich muss ich aber sagen läuft es sehr gut.

00:24:59: Wo wir aktuell eher das Problem haben ist, dass für uns natürlich der Prozess, der nach außen geht die absolute Priorität hat.

00:25:08: Wenn wir ausschreiben dann wollen wir sehr schnell, dass nach der Bewerbung auch der Beweber eingeladen werden kann oder die Bewerberin, dass die Gespräche laufen und dass dann auch letztendlich möglichst schnell ein Jobangebot rausgeht.

00:25:22: Und da hängt natürlich eine Kapazitätsplanung im Hintergrund.

00:25:26: Und dann kann es natürlich sein, dass eine Recruiterin oder ein Recruter sagen ich kann dieses Verfahren jetzt nicht veröffentlichen.

00:25:35: Ich kann das jetzt nicht für öffnen auch wenn alles fertig ist die Stellen da manchmal kommen ihr müsst doch nur aufs Knöpfchen drücken.

00:25:42: aber es ist halt nicht nur das erstellen der Stellenanzeige und auch das ist natürlich einen Prozess der gut abgestimmt werden muss, wo man die Dienststellen nochmal interviewen muss.

00:25:54: Wo man nochmal fragen muss, passt das vom Anforderungsprofil her?

00:26:00: Was ist wirklich wichtig auf der Stelle?

00:26:02: Eure Aufgaben passen noch nicht!

00:26:03: Die sind zu verwaltungsspezifisch.

00:26:06: Das versteht draußen keiner.

00:26:08: Wir müssen da und da nochmal was anpassen Und dann ist die Stellenanzeige fertig und dann dauert es vielleicht mal nach zwei Wochen, bis der Recruiter auch wirklich aus Knöpfchen drückt und veröffentlicht.

00:26:18: Weil erst jetzt sowohl bei dem Recruiting als auch im Fachbereich in drei, vier Wochen auch die Zeitslots da sind wo man dann Gespräche führen kann und dann auch das Verfahren zu einem hoffentlich erfolgreichen Ende bringen kann.

00:26:33: Gut, aber das hat nichts mit Systemen an sich zu tun.

00:26:36: Das ist ja dann eher wieder die Abfrage wann sind die Kalendersworts verfügbar?

00:26:41: Wann können die Leute sich austauschen?

00:26:43: Ich hatte eben auch schon angedeutet jetzt sind wir fünf Jahre weiter und Technologie entwickelt sich.

00:26:50: stichwort künstliche Intelligenz einfach mal in den Raum gestellt was hat sich im System in der Zeit verändert?

00:26:57: habt ihr irgendwelche Dinge nachgezogen irgendwelches Funktionalitäten?

00:27:03: oder sagt er, ne weitestgehend passt das alles immer noch.

00:27:07: Also wir hatten einen guten Start Das muss ich wirklich sagen.

00:27:11: Wir sind mit einem System gestattet wo wir sehr zufrieden waren.

00:27:15: Es hat sich mit der Zeit heraus kristallisiert dass wir mehr Kennzahlen brauchen.

00:27:19: also wir haben unser Analytics entsprechend besser aufgebaut um nochmal besser herauszufinden Wo kommen die Bewerbungen her?

00:27:26: Wo kommt die qualitativ guten Bewerbung hinher?

00:27:30: Und wie sind die Prozesslaufzeiten?

00:27:31: Haben wir irgendwo den Flaschenhals.

00:27:36: Aber es war von vornherein ein gesetztes Ziel, dass wir nicht eine Software einführen und diese Software bleibt dann in dem Stand, indem sie ist.

00:27:47: Das geht zum einen aus Datenschutz- und aus Barrierefreiheitsgründen gar nicht.

00:27:53: das muss entsprechend weiterentwickelt werden.

00:27:55: Das muss weiterhin auf der Art bleiben Aber auch so Themen wie automatisierte Anforderungsprofile, wo man dann wirklich sagt okay.

00:28:08: Wie haben die Bewerbenden geantwortet?

00:28:11: und das System rechnet dass in einen Punkt wertum hat jemand den geforderten Führerschein ja oder nein?

00:28:17: Hat jemand die geforderte Qualifikation Ja oder Nein?

00:28:20: Hat Jemand die Berufserfahrung ja oder Nein?

00:28:23: diese Themen werden natürlich gerade jetzt mit sehr, sehr vielen Bewerbungen auch so wichtiger.

00:28:30: Um dann zu sehen okay ich lasse mir eine Liste schon mal vom System her generieren.

00:28:37: wer hat wie viele Punkte bekommen anhand der Antworten?

00:28:41: und das Thema KI ist und wird immer wichtiger.

00:28:48: also das sind wir dran.

00:28:51: das ist das Thema AI optimierte Stellenanzeigen.

00:28:55: Das haben wir uns schon mal angeschaut.

00:28:58: Wir würden es gern einführen, da hängt's noch ein bisschen aber das wäre ein Thema wo wir auf jeden Fall dran sind.

00:29:08: und dann haben wir ja unsere eigenen Themen.

00:29:11: also es gibt rein vom TV-ID halt die Möglichkeit dass ich Personen einkropieren kann wenn sie die einschlägige Qualifikationen im Bezug auf die Aufgaben der konkreten Stelle habe.

00:29:26: Und da ist natürlich die Frage, ich bekomme zweihundert Bewerber und dabei sind ungefähr siebzig verschiedene Berufsqualifikationen.

00:29:33: Manche vor zwei Jahren abgeschlossen, manche vor zwanzig Jahren abgeschlossene.

00:29:41: Meine Recruiterinnen sollen jetzt dann entscheiden welche der Berufsausbildungen.

00:29:46: von den Ausbildungsinhalten her einschläge ich zu dieser Aufgabe?

00:29:50: Das geht ohne KI gar nicht!

00:29:53: Da braucht man schlichtweg KI, weil sonst dauert ein Stellenbesetzungsverfahren in halbes Jahr.

00:30:00: Das

00:30:01: verstehe ich total!

00:30:02: Das heißt System wächst an diesen von dir gerade geschilderten Stellen mit und weiter und entwickelt sich?

00:30:09: Das System wäxt weiter.

00:30:11: die Anforderungen an die Herstellerfirma wachsen wobei wir da das Glück haben dass wieder immer wieder auf offene Ohren stoßen Und letztendlich, dass dann immer nur die Frage des Geldes ist.

00:30:27: Vieles kann umgesetzt werden.

00:30:29: es kostet natürlich auch was und dann muss man natürlich abschichten Kann man das bezahlen?

00:30:34: bringt uns?

00:30:35: das wird nicht so viel Ist das ist die technische Lösung?

00:30:38: schon soweit Aber ja Das kommt mit der Zeit.

00:30:44: Also unter dem Strich Sagst erst mal Soweit alles alles gut gelaufen spannend entwickelt sich weiter.

00:30:51: ganz kurz die Option irgendwie mit dem alten System das alles zu bewältigen, jetzt gar nicht gegeben.

00:30:58: Das hört sich zumindest so an.

00:31:00: Keine Chance!

00:31:02: Wir hatten neuntausend Bewerbungen und wir haben letztes Jahr achtundzwanzigtausende Bewerbung.

00:31:08: Wir wären einfach nur untergegangen.

00:31:10: Wir hätten keine Chance gehabt diese Anzahl von Bewerbingen auch nur im Ansatz zu bearbeiten.

00:31:16: Ja, super.

00:31:17: Spannend!

00:31:19: Was würdest du sagen war dein größtes persönliches Learning aus dieser Systemeinführung?

00:31:26: Mein größtes Learning war wie wichtig doch Kennzahlen sind.

00:31:32: Weil es ist immer wieder die Diskussion Stellenbesetzungsverfahren dauern zu lang.

00:31:41: man kann natürlich über Kennzahl schnell herausfinden dauernd sie wirklich so lange.

00:31:47: Was ich mir manchmal wünschen würde, wäre wenn mehr Benchmarks vorhanden sind.

00:31:54: Aber natürlich jede öffentliche Arbeit gäbe.

00:31:56: aber auch viele Personen in der Privatwirtschaft halten diese Kennsarrung ein bisschen unter Verschluss.

00:32:04: keiner möchte so richtig rausrücken damit man findet relativ wenig weil ich oft sage unsere Stellenbesetzungsverfahren dauern zu lange.

00:32:14: ja was ist denn jetzt schnell?

00:32:16: Kennzahlen sind ganz, ganz wichtig sowohl was dem Prozesslaufzeit angeht.

00:32:22: Was die zielgerechteten Stellen anzeigen angeht Ja aber auch dieses Thema.

00:32:31: wenn wir natürlich Kapazitätsengpässe haben Wenn wir sagen Wir fühlen uns überfordert es ist zu viel Ist das eine gefühlte Geschichte, wenn ich aber sagen kann die Anzahl der Verfahren über die letzten fünf Jahre mit den Anzahlen der Gesprächen und den Anzahlen der Job angeboten hat sich so und so entwickelt.

00:32:51: Dann ist das ne ganz andere Aussage.

00:32:54: Und vor allen Dingen also das muss man sich jetzt auf der Zunge zergehen lassen denn Auch im öffentlichen Dienst hält ihr an Punkte kommen, wo du sagst naja werden vor fünf Jahren neuntausend Bewerbungen jetzt ins achtundzwanzig tausend.

00:33:06: rechnet das mal fünf Jahre weiter hoch und überlegt dir dann ob du mit derselben Mannschaft das überhaupt bewerkstelligen kannst.

00:33:13: Nur zwei Möglichkeiten, ich baue Personal auf oder ich investiere mehr in Automatisierung und du musst wahrscheinlich beides machen.

00:33:22: Aber das sozusagen einem Dienstherren zu erklären auf einer Gefühlsbasis ist natürlich irgendwie ein bisschen schwierig.

00:33:29: deswegen keep your eyes total wichtig.

00:33:31: Ja super!

00:33:33: Also ich kann mir vorstellen dass viele die sich jetzt diesen talk angehört haben sich fragen okay jetzt konkret erzähl mal welches ist dem und so weiter.

00:33:42: wir machen hier keine werbe podcast show an dieser stelle.

00:33:47: Aber ich würde einfach deinen Linkenprofil verlinken in den Show-Notes.

00:33:51: Und wer dann mit dir sprechen will, der kann das ja vielleicht tun?

00:33:55: Haben wir gar nicht abgeschoben!

00:33:57: Ist okay.

00:33:58: Genau.

00:33:59: Ich danke dir erstmal ganz herzlich.

00:34:01: Das war sehr, sehr interessant.

00:34:02: War so richtig aus dem Neckhästigen Geplaulat Systemeinführung.

00:34:06: Wir hoffen es von achten.

00:34:07: Wir konnten das jetzt nur anreißen im Podcast.

00:34:09: Vielleicht machen wir irgendwann nochmal Folge zwei.

00:34:12: Das wird mich total freuen.

00:34:13: Erst mal... Ganz herzlichen Dank, lieber Daniel, dass du dir Zeit genommen hast für amtlich voran.

00:34:18: Sehr gerne!

00:34:19: Vielen Dank für die Einladung.